Wanneer mogelijk: werking, begrippen en belangrijkste voorwaarden (Kifid)

Wat betekent ‘wanneer mogelijk’ in de praktijk?

‘Wanneer mogelijk’ is een bewoording die aangeeft dat iets niet altijd automatisch of onder alle omstandigheden gebeurt. In plaats daarvan staat de uitvoering of toepassing onder voorwaarden: het is alleen van toepassing als de betreffende handeling kan worden gedaan, binnen de geldende regels en de stand van zaken.

In de context van Kifid (Klachteninstituut Financiële Dienstverlening) komt dit meestal terug als onderdeel van een toelichting, processtap of afspraak die niet als absoluut geformuleerd is. De kern is dan: kijk naar het concrete moment en de concrete omstandigheden waarop een regel of actie betrekking heeft.

Omdat ‘wanneer mogelijk’ een open formulering is, is de exacte betekenis vaak niet één-op-één uit de term alleen af te leiden. De uitleg hangt af van hoe de term is bedoeld in jouw situatie en hoe die is vastgelegd in jouw eigen documenten, zoals polisvoorwaarden, brieven, wijzigingsafspraken of correspondentie.

Reikwijdte binnen Kifid: waar Kifid op let

Als je met Kifid te maken krijgt, gaat het vaak niet alleen om de vraag wát er is gebeurd, maar ook om de vraag hoe partijen hun verplichtingen uitleggen en toepassen.

‘Wanneer mogelijk’ kan daarbij een rol spelen op meerdere niveaus:

Toepassing van een procedure: een stap kan ‘wanneer mogelijk’ worden gezet, bijvoorbeeld als er informatie beschikbaar is of als een beoordeling afgerond kan worden.
Interpretatie van afspraken: als iets in documenten niet absoluut is geformuleerd, kan een partij stellen dat uitvoering pas aan de orde is wanneer aan voorwaarden is voldaan.
Praktische haalbaarheid: soms gaat het om werkbaarheid in het proces (bijvoorbeeld de beschikbaarheid van gegevens of de volgorde van afhandeling), zonder dat dit een inhoudelijke wijziging van rechten hoeft te betekenen.

Belangrijk: Kifid beoordeelt in een klacht doorgaans aan de hand van wat is afgesproken, wat redelijk is in de omstandigheden, en welke communicatie of procedure is gevolgd. De precieze uitkomst hangt daardoor sterk af van jouw dossier. Zonder jouw documenten te zien, is het niet verantwoord om te stellen dat ‘wanneer mogelijk’ in elk geval dezelfde juridische betekenis heeft.

Welke begrippen kunnen samenhangen met ‘wanneer mogelijk’?

In dossiers duikt ‘wanneer mogelijk’ meestal niet alleen op. Het staat vaak in de buurt van andere termen die de betekenis concretiseren. Let daarom in jouw eigen stukken op combinaties met bijvoorbeeld:

Voorwaarden of uitzonderingen: er kan staan wanneer een actie wel of niet wordt toegepast.
Afhankelijkheid van informatie: soms is uitvoering gekoppeld aan het ontvangen van (aanvullende) gegevens.
Termijnen of momenten: ‘wanneer mogelijk’ kan samenhangen met een tijdstip waarop iets kan worden beoordeeld.
Processtappen: het kan gaan om een volgorde in de afhandeling (eerst controleren, dan uitvoeren, dan bevestigen).

Omdat je vraag specifiek gericht is op begrippen en belangrijkste voorwaarden, is het nuttig om ‘wanneer mogelijk’ te lezen als een verwijzing naar een beoordelingsruimte: er is niet één automatisch pad, maar er is een afwegingsmoment waarop duidelijk moet zijn welke criteria gelden.

Variatie en uitzonderingen: waarom de term niet altijd hetzelfde uitwerkt

‘Wanneer mogelijk’ kan per situatie verschillen, bijvoorbeeld door:

Verschil in aanleiding: de aanleiding voor de wijziging of afhandeling kan bepalend zijn.
Verschil in informatiepositie: als de benodigde gegevens ontbreken, kan een handeling pas later ‘mogelijk’ worden.
Verschil in interpretatie: partijen kunnen verschillen van mening over wat precies bedoeld is met de term.

Wat je hier praktisch van kunt maken: neem niet alleen de zin met ‘wanneer mogelijk’ als uitgangspunt, maar leg de volledige context naast elkaar. Lees dus ook wat er direct aan voorafgaat of volgt, welke onderbouwing wordt gegeven, en welke documenten worden genoemd.

Onzekerheid die je moet meenemen

Omdat er geen bronfragmenten beschikbaar zijn in deze opdracht, kan ik geen specifieke Kifid-uitspraken of polis-/voorwaardenteksten aanhalen die ‘wanneer mogelijk’ precies juridisch afbakenen. Je kunt er daarom vanuit gaan dat de betekenis in jouw geval vooral volgt uit de bewoordingen in jouw eigen stukken en uit de manier waarop partijen hun proces en afspraken uitleggen. Dat maakt controle extra belangrijk.

Hoe werkt dit doorgaans in een proces?

Zonder jouw dossier kan ik geen proces uit jouw verzekerings-/afhandelketen exact namaken, maar je kunt wel een algemeen controlemodel gebruiken dat aansluit op hoe geschillen vaak ontstaan.

Er is een verzoek of situatie: je vraagt iets aan of er ontstaat een situatie die tot actie leidt.
De partij beoordeelt haalbaarheid: ‘wanneer mogelijk’ betekent meestal dat eerst wordt gekeken of een stap nu kan worden uitgevoerd.
Er kan extra informatie nodig zijn: als voorwaarden dat vereisen, kan de uitvoering later volgen.
Bevestiging volgt met uitleg: in brieven of correspondentie wordt vaak aangegeven wat wel en niet is gedaan en waarom.
Bij verschil van inzicht ontstaat een klacht: daarin wordt dan precies betwist welke verplichtingen golden en hoe ‘wanneer mogelijk’ is toegepast.

Belangrijke controlepunten

Gebruik de volgende concrete stappen om in jouw documenten grip te krijgen op ‘wanneer mogelijk’. Het zijn geen aanbevelingen, maar checkvragen.

Zoek de definitie of afbakening: staat er in jouw polisvoorwaarden of bijbehorende toelichting wat bedoeld wordt met de term?
Kijk naar de exacte contextzin: wat staat er vóór en ná ‘wanneer mogelijk’? Welke praktische of juridische reden wordt genoemd?
Controleer de voorwaarden die ervoor moeten gelden: worden er aanvullende eisen genoemd (bijvoorbeeld informatie, beoordeling, volgorde)?
Let op datum- en versiegevoeligheid: staat er een datum bij de tekst of de wijziging, en gaat het om de geldende versie ten tijde van jouw verzoek of gebeurtenis?
Verifieer de correspondentie: komt de toelichting ‘wanneer mogelijk’ overeen met wat er feitelijk is gecommuniceerd en wanneer?

Voorbeeld met aannames (hoe je het leest)

Stel: in een brief staat dat een handeling wordt uitgevoerd “wanneer mogelijk”. Dan kun je aannemen dat de afzender hiermee aangeeft dat de uitvoering afhankelijk is van omstandigheden. Voor jouw controle betekent dit: