Polisnummer: werking, begrippen en belangrijkste voorwaarden (Overlijden melden)

Kort antwoord

Een polisnummer is het unieke identificatienummer van je verzekering. Bij het overlijden melden gebruik je dit polisnummer om de juiste polis en administratie te laten matchen. Daardoor kan de verzekeraar (en/of de uitvaart- of uitbetalende partij) snel vaststellen welke dekking geldt, wie de begunstigde(n) zijn en welke gegevens nodig zijn om tot een beoordeling en uitbetaling van een uitkering te komen.

Definitie en afbakening

Met polisnummer wordt doorgaans het nummer bedoeld dat hoort bij een specifieke verzekeringsovereenkomst. Dit nummer staat meestal op je polisdocumenten of in de polisadministratie van de verzekeraar.

Belangrijk om te onderscheiden:

Polisnummer is een identificatie van de overeenkomst.
Verzekerde is de persoon op wiens leven en/of gezondheid de verzekering ziet.
Begunstigde(n) is/zijn de persoon/personen die de uitkering ontvangt/ontvangen.

In de context van overlijden melden is het polisnummer vooral relevant als koppelingssleutel: het maakt het mogelijk om het overlijden te koppelen aan de juiste polis, waardoor de verdere afhandeling (zoals het opvragen van gegevens) gericht kan verlopen.

Hoe het werkt

Je start de melding van het overlijden.
Je verstrekt het polisnummer (en vaak ook de gegevens van de overledene en de nabestaande/verzekeringnemer, afhankelijk van het proces).
De verzekeraar gebruikt het polisnummer om:

de juiste overeenkomst terug te vinden;
vast te stellen welke dekking van toepassing is;
de betaling of beoordeling klaar te zetten.

In de praktijk betekent dit dat je polisnummer helpt om wachttijd te beperken. Zonder (of met een onjuist) polisnummer bestaat het risico dat de melding niet direct aan de juiste polis gekoppeld wordt.

Daarnaast kan het belangrijk zijn om ook andere documenten en gegevens goed paraat te hebben, zoals de akte van overlijden en bankgegevens.

Als je niet weet waar je polisnummer staat, is het zinvol om eerst je polisdocumenten te controleren. Dit onderwerp staat ook centraal in het onderwerp rond polisnummer.

Wat kan verschillen

Bij polisnummers kunnen, afhankelijk van de verzekeraar en polisopbouw, details verschillen. Denk daarbij aan:

Meerdere polisnummers bij meerdere overeenkomsten of losse componenten.
Terminologie: soms is er een polisnummer én een intern dossier-/administratienummer; het polisnummer is dan vooral het nummer dat op je polisdocumenten staat.
Procesvolgorde: sommige aanbieders starten de verwerking direct zodra het overlijden is gemeld, anderen vragen eerst aanvullende informatie.

Ook kan de vraag “wat moet ik melden” verschillen per situatie. Daarom is het relevant om te begrijpen wie de melding doet. Daarover vind je meer in: wie mag melden: werking, begrippen en belangrijkste voorwaarden.

Controlepunten

Gebruik het polisnummer niet alleen als invulveld, maar check vooraf of de gegevens kloppen. Controleer:

Polisnummer op het juiste document

Staat het polisnummer op de polis zelf, een wijzigingsblad of in een online overzicht?
Is het nummer exact overgenomen (spaties/tekens)?

Juiste koppeling aan de overledene

Past de verzekerde (naam/geboortedatum) bij de overledene waarop de melding betrekking heeft?

Welke gegevens gevraagd worden

Vaak wordt ook gevraagd naar identificatie van betrokkenen.
Zie ook: identificatie: werking, begrippen en belangrijkste voorwaarden (documenten).

Wanneer extra vragen kunnen ontstaan

Soms onderzoekt de verzekeraar aanvullende informatie als er een vermoeden is dat niet alle relevante informatie over de gezondheid is opgegeven. In de polisvoorwaarden kan bijvoorbeeld staan dat de verzekeraar bij een vermoeden aanvullende redenen vraagt en (in bepaalde gevallen) een onafhankelijke commissie kan inschakelen, waarna wordt beslist over het recht op uitkering.^[1]

Kosten en uitkeringsgevolgen in uitzonderingssituaties

Polisvoorwaarden kunnen bepalen dat de uitkering in bepaalde omstandigheden anders kan uitvallen of worden beperkt. Denk bijvoorbeeld aan uitsluitingen/voorwaarden zoals bij oorlog, terroristische aanslagen of zelfdoding.^[2]
Ook kunnen verzekeringen beperkingen hebben zoals het uitkeren van betaalde premies of (gedeeltelijke) uitkering bij specifieke situaties, zoals in uitsluitingsartikelen.^[3]

Contactkanaal en werkwijze

De manier waarop je de melding doet (telefoon, formulier, e-mail/portaal) verschilt. Lees daarom ook: contactkanaal: werking, begrippen en belangrijkste voorwaarden.

Bronnen

Polisvoorwaarden uitvaartverzekering, p. 9
Polisvoorwaarden uitvaartverzekering, p. 8-9
TWENTHE, Algemene voorwaarden uitvaartverzekering 2018, p. 4