Polisnummer bij overlijden melden: wat het betekent en hoe je het gebruikt

Kort antwoord

Bij overlijden melden gebruik je het polisnummer om de administratie van je uitvaartpolis snel en correct te koppelen aan het juiste dossier. Dat helpt bij het verwerken van de melding en bij de beoordeling van de uitkering of betaling van uitvaartkosten. In de voorwaarden staat vooral nadruk op de melding onverwijld, het aanleveren van bewijs van overlijden en het beschikken over de originele polis(sen).^[1]

Afbakening

Wat is polisnummer (praktisch)

Het polisnummer is het nummer dat op je polis staat en waarmee je verzekeringscontract identificeert. Wanneer je een overlijden meldt, vraagt de aanbieder om dit soort polis- en dossiergegevens zodat het juiste contract wordt opgezocht en de juiste afspraken (zoals verzekerd bedrag, soort verzekering en betrokken personen) kunnen worden toegepast.

Wat polisnummer niet is

• Het is geen “keuzeparameter” waarmee je achteraf de hoogte van een dekking vrij kunt aanpassen.
• Het is geen vervanging voor documenten: voor uitkering of betaling zijn nog steeds vereiste bescheiden nodig.^[1]

Vooraf nodig

Voordat je gaat melden, verzamel je wat je doorgaans nodig hebt zodat je het polisnummer meteen correct kunt overnemen.

Benodigdheden

1. Jouw polisblad(len) of een dossieroverzicht waarin het polisnummer staat.
2. Bewijs van overlijden (dit moet in het bezit worden gesteld van de aanbieder).^[1]
3. De originele polis(sen). Ontbreken de originele polissen, dan kunnen er kosten ontstaan voor het opmaken van duplikaten.^[1]
4. Definitieve uitvaartrekening: aan de nabestaanden/opdrachtgever moet een kopie worden verstrekt waar het verzekerde bedrag op is ingehouden; vervolgens moet de aanbieder die kopie ontvangen voor verwerking.^[1]

Extra check: natura vs. geld

De manier waarop betalingen lopen verschilt per product.

• Bij een natura-uitvaartverzekering wordt het verzekerde bedrag (uitvaartkapitaal) in de regel betaald aan de uitvaartverzorger/ondernemer in plaats van dat nabestaanden geld in handen krijgen.^[2]
• Bij een geld-uitvaartverzekering wordt een bedrag uitgekeerd dat nabestaanden kunnen gebruiken om (een deel van) de uitvaart te betalen, of waarbij de uitvaartverzorger het bedrag rechtstreeks kan ontvangen.^[3]

Dit is geen “polisnummer-issue”, maar het bepaalt wel hoe jouw melding en verwerking uitpakken.

Stappen (volgorde)

Hieronder staat een stap-voor-stap werkwijze die je kunt volgen bij overlijden melden, met polisnummer als rode draad.

Stap 1: start de melding direct

De voorwaarden geven aan dat nabestaanden het overlijden onverwijld moeten melden.^[1]

Tip voor polisnummer: houd het polisnummer bij de hand voordat je contact opneemt, zodat je niet hoeft te pauzeren op het moment dat de aanbieder naar polisgegevens vraagt.

Stap 2: zorg dat de melding gekoppeld wordt aan het juiste contract

Na de melding volgt de administratieve verwerking. In de voorwaarden staat dat daarna opdracht tot verzorging kan volgen, tenzij dit al anders is geregeld in de polis, via een polisaanhangsel of een schriftelijk/digitaal bericht.^[1]

In de praktijk betekent dit: als je polisnummer niet klopt of als je niet het juiste polisnummer gebruikt, kan het dossier langer duren of moet de aanbieder alsnog informatie opvragen.

Stap 3: lever bewijs en documenten aan

De aanbieder moet zo spoedig mogelijk in het bezit worden gesteld van:

• bewijs van overlijden,
• originele polis(sen),
• kopie van de definitieve uitvaartrekening (met het verzekerde bedrag als verrekening/inhouding).^[1]

Ontbreken originele polissen, dan kunnen er poliskosten verschuldigd zijn voor duplikaten.^[1]

Stap 4: controleer wanneer uitkering/betaling plaatsvindt

Uitkering van verzekerde bedragen vindt plaats na ontvangst van alle vereiste bescheiden en akkoordbevinding door de aanbieder.^[1]

Bij uitkering/verrekening gaat het in de voorwaarden ook om betaling aan de uitvaartonderneming of uitvaartvereniging die de uitvaart heeft verzorgd, via verrekening met nog onbetaalde uitvaartkosten.^[1]

Doorlooptijd en uitzonderingen

Doorlooptijd hangt samen met documenten

Omdat uitkering/betaling pas start na ontvangst van de vereiste bescheiden, is de grootste tijdswinst meestal te behalen door het dossier meteen compleet te maken: bewijs van overlijden, originele polis(sen) en de (definitieve) uitvaartrekening.^[1]

Mogelijke uitzondering: originele polis(sen)

Een praktische uitzondering in de voorwaarden is dat wanneer originele polissen ontbreken, er kosten kunnen gelden voor duplikaten.^[1]

Belang van producttype

Bij natura-uitvaartverzekeringen kan de uitvaartkapitaalbetaling een andere route hebben (rechtstreeks aan de uitvaartverzorger), terwijl geldverzekeringen uitkeren in de vorm van een bedrag.^[2][3]

Controle na afloop (afrondingscontrole)

Gebruik deze controlelijst nadat de melding is gedaan en de verwerking loopt.

1. Bewijs van ontvangst: vraag (of check) of het dossier is gekoppeld aan het juiste polisnummer.
2. Documenten compleet: check of aanbieder beschikt over bewijs van overlijden, originele polis(sen) en de kopie van de definitieve uitvaartrekening.^[1]
3. Uiteindelijk akkoord: bevestig dat uitkering/betaling is verwerkt na akkoordbevinding.^[1]
4. Rekening en verrekening: als je een definitieve rekening hebt ontvangen, controleer of het verzekerde bedrag daarop is verwerkt zoals de aanbieder dit vraagt.^[1]

Tot slot: als je je nog breder wilt oriënteren op de melding, lees ook overlijden melden (algemene stappen en aandachtspunten).

Bronnen

1. TWENTHE, Algemene voorwaarden uitvaartverzekering 2018, p. 3
2. TWENTHE, Natura-uitvaartverzekering in kapitaal, versie 2, p. 1
3. a.s.r., Productinformatie uitvaartverzekering, p. 1