Welke gegevens moet je controleren bij Dossier?

Snel antwoord

Bij een klacht over beëindiging is het doel van de controle dat je kunt aantonen wat er precies is vastgelegd en wanneer. Controleer daarom de kerngegevens in het dossier, de bijbehorende documenten/bewijsstukken en eventuele afwijkingen (rode vlaggen).

Belangrijkste nuance

Let op dat de klacht niet alleen om “wat er is gebeurd” gaat, maar ook om “welke informatie wanneer en hoe is aangeleverd”. In procedures waarin mededelingen en juistheid van aangeleverde gegevens centraal staan, kan onvolledigheid of onjuistheid gevolgen hebben. Zorg daarom dat je dossier klopt en dat je kunt onderbouwen dat relevante gegevens tijdig en volledig zijn.

Wat controleren

• Dossierinhoud (kern): controleer of in het dossier de gegevens staan die voor de beëindiging/afhandeling relevant zijn (zoals status, data en de beschrijving van de beslissing).
• Mededelingsplicht en juistheid: check of in het dossier is vastgelegd welke informatie is verstrekt en of die informatie als juist en volledig wordt behandeld.
• Communicatie en momenten: verzamel bewijs van brieven/berichten en noteer data waarop je iets hebt aangeleverd of waarop je reactie kreeg.
• Documenten/bewijs: controleer of alle relevante stukken aanwezig zijn (aanleverbewijzen, correspondentie, en onderliggende verklaringen).

Documenten of bewijs

Stel jezelf de vraag: kan ik deze claim uit het dossier met een document of bericht aantonen? Zo niet, dan ontbreekt er bewijs of staat er iets onjuist.

Aandachtspunten

• Afwijkingen/rode vlaggen: ontbreken belangrijke data, staan er tegenstrijdige versies, of klopt de beschrijving niet met je eigen correspondentie?
• Tijdigheid: als aanlevering “op tijd” moest, controleer dan of die termijnen in het dossier terugkomen.