Contactkanaal bij overlijden melden: stappenplan, documenten en controlepunten

Kort antwoord

Met het contactkanaal in een bestaande uitvaartpolis wordt bedoeld: hoe je (onverwijld) contact opneemt met de verzekeraar/uitvaartorganisatie om het overlijden te melden en de verdere afhandeling van de uitkering of betaling van uitvaartkosten te starten. In de polisvoorwaarden staat meestal ook welke documenten je moet aanleveren en wanneer de uitkering plaatsvindt.

Afbakening

1. Contactkanaal = melden en afhandelen Het contactkanaal gaat niet over het “wat” van de uitvaart (dat regelt de dekking), maar over het proces: melden, informatie doorgeven, bewijs aanleveren en akkoord voor uitbetaling.

2. Overlijden melden is een verplicht onderdeel van de procedure In de voorwaarden staat dat nabestaanden het overlijden onverwijld moeten melden. Daarna volgt een instructie over wat er nodig is voor de administratieve verwerking en de uitkering.^[1]

3. Wel en niet automatisch verzekerd geregeld De afhandeling kan verschillen als verzorging al is geregeld via een polisaanhangsel of eerder bericht.^[1]

Onderliggende onderwerpen

Dit artikel focust op contactkanaal rondom overlijden melden. Verdieping vind je in de volgende onderdelen van het deelonderwerp:

• wat betekent contactkanaal in een bestaande uitvaartpolis
• hoe werkt contactkanaal bij een uitvaartverzekering

Daarnaast helpt het om ook te controleren op de gegevens die soms los van het contactkanaal nodig zijn, zoals je polisnummer.

Stappen

Volg deze volgorde om het contactkanaal zo soepel mogelijk te gebruiken.

1) Vooraf nodig: verzamel eerst de kernstukken

Leg (voor zover beschikbaar) deze items klaar voordat je belt of bericht stuurt:

• Originele polis(sen) (of controleer of er duplicaten nodig zijn)^[1]
• Bewijs van overlijden^[1]
• Kopie van de definitieve uitvaartrekening waarin het verzekerde bedrag in mindering is gebracht^[1]

2) Neem contact op via het opgegeven kanaal (melden)

Bij overlijden moet het overlijden bij de verzekeraar onverwijld worden gemeld.^[1]

Concreet kan het contactkanaal per aanbieder verschillen in vorm en bereik. Bijvoorbeeld:

• Twenthe (natura-uitvaartverzekering): sterfgevallen zijn dag en nacht mogelijk via telefoonnummer 053-4803543; daarbij kan eventueel assistentie worden gevraagd bij het vinden van een uitvaartverzorgingsbedrijf of uitvaartvereniging.^[2]
• DELA: bij een overlijden kun je bellen naar 088 335 35 35 (dag en nacht bereikbaar).^[3]

3) Geef de informatie door volgens de polisprocedure

De exacte vragen verschillen per aanbieder, maar het proces volgt vaak dezelfde logica:

• Melden van het overlijden
• Doorgeven dat de verzekerde(n) en polisadministratie betrokken moeten worden
• Daarna volgt een administratieve route voor de uitbetaling

Bij Twenthe staat dat na de melding zo spoedig mogelijk het bewijs van overlijden, de originele polis(sen) en een kopie van de definitieve uitvaartrekening moeten worden aangeleverd.^[1]

4) Houd rekening met uitzonderingen in de route

Let op een mogelijke uitzondering: Twenthe kan opdracht geven tot verzorging, tenzij de verzorging al op andere wijze in de polis, via een polisaanhangsel of schriftelijk/digitaal bericht is geregeld.^[1]

In de praktijk betekent dit: controleer of er al afspraken of berichten in de polisadministratie staan (bijvoorbeeld een polisaanhangsel).

5) Wacht op administratieve afronding vóór uitbetaling

Uitkering vindt plaats nadat alle vereiste bescheiden zijn ontvangen en er akkoord is.^[1]

Bij Twenthe staat ook dat uitkering (behoudens uitzonderingen) plaatsvindt aan de uitvaartonderneming/vereniging die de uitvaart heeft verzorgd, via verrekening van nog onbetaalde uitvaartkosten.^[1]

Doorlooptijd en uitzonderingen

Wanneer start de verwerking?

• De melding moet onverwijld gebeuren.^[1]

Wanneer volgt uitkering?

• Uitkering vindt plaats na ontvangst van alle vereiste documenten en akkoordbevinding.^[1]

Wat als originele polissen ontbreken?

• Als originele polissen ontbreken, kunnen poliskosten verschuldigd zijn voor het opmaken van duplikaten.^[1]

Controle na afloop

Rond de procedure af met deze controlepunten:

1. Check of alle documenten zijn ingediend: bewijs van overlijden, originele polis(sen) en kopie definitieve uitvaartrekening (met verwerking van het verzekerde bedrag).^[1]
2. Bewaar bevestigingen van je melding: noteer datum/tijd en met wie je contact had (handig bij vervolgvragen).
3. Vraag om bevestiging van de volgende stap: wat is nu “binnen”, en welke stap volgt voor uitbetaling?

Wil je een gerichte formulering gebruiken voor vervolgvraag aan de aanbieder? Zie dan ook: hoe vraag je bevestiging over contactkanaal.

Bronnen

1. TWENTHE, Algemene voorwaarden uitvaartverzekering 2018, p. 3
2. TWENTHE, Natura-uitvaartverzekering in kapitaal, versie 2, p. 1
3. DELA, Productleeswijzer UitvaartPlan, model 4.1, p. 3