Wat betekent Polis scannen in een bestaande uitvaartpolis?

Wat betekent het?

Polis scannen betekent dat u een (papieren) uitvaartpolis omzet naar een digitale kopie, een scan. Met die scan kan de informatie uit de polis eenvoudiger worden gelezen, opgeslagen en gedeeld voor administratieve of verwerkingsdoeleinden.

Hoe werkt het in hoofdlijnen?

In de praktijk gaat het om drie stappen:

U maakt een scan van de papieren polis (bijvoorbeeld via een scanner of een scan-functie in een app).
U controleert of tekst en gegevens goed leesbaar zijn.
U gebruikt de digitale scan vervolgens bij het proces waar om de polis wordt gevraagd, bijvoorbeeld om informatie over de polis te kunnen terugvinden.

Onderdelen

Bij polis scannen gaat het doorgaans om het vastleggen van de polispagina’s zelf. Daarbij kunt u denken aan informatie die op het document staat, zoals:

polis- of documentnummers
namen of gegevens die aan de polis gekoppeld zijn
de periode of geldigheidsgegevens die op het document staan
administratieve bijzonderheden die op de polis vermeld staan

Uitzonderingen of variatie

Er zijn situaties waarin “polis scannen” niet alleen om het scannen van één document gaat. Soms wordt u gevraagd om aanvullend materiaal te leveren, zoals bijvoorbeeld bijlagen of andere documenten die bij de polis horen. Dat verandert niet de betekenis van “scannen”, maar wel wat er van u verwacht kan worden qua volledigheid.

Wat controleren

Om te voorkomen dat een scan onbruikbaar blijkt, controleert u vooral:

of de scan scherp is en alle tekst leesbaar is
of u alle relevante pagina’s heeft gescand (dus niet alleen de voorpagina)
of eventuele bijlagen of relevante toevoegingen ook zijn meegenomen, voor zover daarom gevraagd wordt

Koppeling met uw papieren polis

Omdat polis scannen vooral draait om het digitaliseren van een papieren polis, heeft het bij een bestaande uitvaartpolis meestal als doel: de gegevens uit uw papieren documenten digitaal beschikbaar maken. Daardoor kunt u gemakkelijker laten controleren of doorgeven wat er in de originele papieren polis staat.