Hoe werkt Polis scannen bij een uitvaartverzekering?

Wat betekent polis scannen?

Polis scannen is het digitaal vastleggen en verwerken van informatie uit een papieren polis. In de praktijk gaat het meestal om het overnemen van gegevens die op de polis staan, zodat die gegevens sneller kunnen worden gebruikt in een proces rondom je uitvaartverzekering.

Belangrijk is dat “polis scannen” vooral een werkwijze is (digitaal verwerken), geen aparte verzekeringsvoorwaarde op zichzelf. Wat er precies met een scan gebeurt en welke informatie nodig is, hangt af van de organisatie en van je verzoek.

Hoe werkt het, in het kort?

Een logisch eenvoudig model is:

Je levert (delen van) je papieren polis aan als scan of foto.
Die digitale afbeelding wordt gebruikt om polisgegevens te herleiden, bijvoorbeeld nummers, namen, ingangsgegevens of andere van belang zijnde kenmerken.
De ontvangen informatie wordt vervolgens gekoppeld aan je dossier en gebruikt voor de volgende stap (bijvoorbeeld het beoordelen van een wijziging of het controleren van gegevens).

In veel gevallen wordt daarbij gekeken naar volledigheid en leesbaarheid. Als de scan niet goed genoeg is, kan de verwerking vertragen of is opnieuw aanleveren nodig.

Onderdelen die meestal meespelen

Bij polis scannen draait het doorgaans om:

De leesbaarheid van tekst en nummers (scherpte, contrast, geen schaduw).
Het feit dat je de juiste polispagina’s aanlevert (niet alleen één losse pagina).
De mogelijkheid om gegevens betrouwbaar te herkennen (bijvoorbeeld doordat de scan vervormd is of deels ontbreekt).

Uitzonderingen of variatie

Er zijn situaties waarin “scannen” anders uitpakt of minder passend is:

Als de polis niet (meer) volledig beschikbaar is of lastig te lezen is.
Als er alleen een beperkt aantal gegevens nodig is en een andere aanlevermethode wordt gevraagd.
Als systemen niet alle informatie automatisch kunnen overnemen, waardoor handmatige controle alsnog nodig is.

Omdat er geen concrete merk- of productvoorwaarden in dit materiaal staan, is het verstandig om rekening te houden met verschillen per aanbieder en per type verzoek.

Wat controleren?

Voordat je aanlevert (of laat aanleveren) kun je praktisch controleren:

Of alle relevante polisgegevens goed leesbaar zijn in de scan.