Onbekende polis: zo brengt u een bestaande uitvaartpolis weer in kaart

Kort antwoord

Als u een uitvaartpolis niet (meer) herkent, begint u met het verzamelen van aanwijzingen (zoals bankafschriften en administratieberichten), waarna u de polis probeert te koppelen aan een polisnummer en uiteindelijk aan de juiste aanbieder. Zodra u de aanbieder heeft gevonden, kunt u gerichter vragen om bevestiging en om de relevante polisgegevens.

Afbakening

Met “onbekende polis” bedoelen we in deze context: een bestaande uitvaartverzekering waarbij u niet meer zeker weet bij welke partij de verzekering loopt, of waarbij u het polisnummer en/of de aanbieder niet direct kunt vinden. Dit artikel gaat niet over het afsluiten van een nieuwe verzekering en bevat geen persoonlijke productaanbevelingen.

Ook valt “onbekende polis” niet samen met onderwerpen als waarde-actualisatie of fusie/overname. Daarvoor verwijzen we naar de relevante vervolgartikelen binnen de reeks.

Deelonderwerp-overzicht

Dit onderdeel “onbekende polis” is opgesplitst in drie onderliggende stappen die u helpen om de polis te identificeren en vervolgens contact te leggen:

1. Bankafschrift – Waar kijkt u naar om betalingsstromen (premies, administratiekosten) te herkennen? link naar bankafschrift
2. Polisnummer zoeken – Hoe probeert u de polis te herleiden aan de hand van referenties, correspondentie of registratienummers? link naar polisnummer zoeken
3. Aanbieder benaderen – Hoe vraagt u om bevestiging van de polis(gegevens) en welke informatie is handig om alvast klaar te leggen? link naar aanbieder benaderen

Als u merkt dat de polis na verloop van tijd is gewijzigd door gebeurtenissen bij de verzekeraar of beheerder, kan ook het bredere onderwerp fusie of overname relevant worden. Zie ook link naar fusie of overname. Verder kan het voorkomen dat productnamen door de jaren heen zijn veranderd; link naar oude productnamen helpt u om dat soort varianten te herkennen. En als u nog oude papieren heeft, kan link naar papieren polis van pas komen.

Welke aspecten spelen mee

Bij het terugvinden van een onbekende uitvaartpolis helpen vooral deze aspecten:

• Betaalpatronen: premiebetalingen staan meestal op uw bankafschriften. Let niet alleen op het bedrag, maar ook op vaste periodiek (bijvoorbeeld maandelijks/jaarlijks) en omschrijvingen.
• Administratieve referenties: bij betalingen of correspondentie kunnen referenties staan die u kunt gebruiken om verder te zoeken (bijvoorbeeld een kenmerk of boekingsinformatie).
• Juridische rol op de polis: wie verzekeringnemer is (de contractspartij) kan relevant zijn voor de communicatie en het opvragen van gegevens. In de voorwaarden wordt bijvoorbeeld uitgegaan van een contractspartij en een verzekerde persoon.^[1]
• Polisgegevens als uitgangspunt: als een polisblad niet klopt, wordt in voorwaarden beschreven dat u contact kunt opnemen voor een nieuw polisblad en dat gegevens in de administratie leidend kunnen worden als u niet binnen een termijn reageert.^[2]

Verschillen per situatie

U kunt in de praktijk in verschillende scenario’s terechtkomen. Dat maakt de route naar de aanbieder soms anders:

1. U weet niet bij welke aanbieder u betaalt

• Start dan met het identificeren van premiebetalingen in het bankoverzicht.
• Gebruik de uitkomst daarna om gericht een polisnummer te proberen te vinden.

2. U herkent wel een aanbieder, maar het polisnummer ontbreekt

• Leg focus op het zoeken naar polisreferenties, eerder ontvangen brieven of administratieve documenten.
• Vraag vervolgens om bevestiging bij de aanbieder met de informatie die u wél heeft.

3. U heeft documenten, maar productnaam of administratie is verouderd

• Het is mogelijk dat namen of benamingen anders zijn dan u verwacht. Daarom kan het zinvol zijn om ook te kijken naar link naar oude productnamen.
• Als er sprake was van overgang of wijziging binnen de organisatie, wordt link naar fusie of overname extra relevant.

Wat controleren

Om te zorgen dat u geen tijd verliest en om de kans op een correcte identificatie te vergroten, controleert u het volgende.

1) Koppel betalingen aan een periode en een persoon

• Noteer van uw bankafschriften: datum, betaalperiode en omschrijving.
• Check of de premiebetaling aansluit op het moment dat u (of de verzekerde in de polis) een uitvaartverzekering heeft afgesloten of gewijzigd.

2) Maak een “minimale set” met informatie klaar

Voor het contact met de aanbieder helpt het meestal om vooraf samen te stellen:

• uw persoonsgegevens (zoals adresgegevens die destijds golden);
• gegevens van de verzekerde(n) als u die weet;
• bankgegevens: waarop u de premieherkenning baseert;
• alle beschikbare documenten: oude polisbladen, brieven, afschriften, of e-mailberichten.

3) Controleer of een polisblad of administratie klopt met uw gegevens

Als u merkt dat er informatie niet klopt op een (oud) polisblad, kan de aanbieder volgens voorwaarden zorgen voor een nieuw polisblad zodra u dat meldt. In een set voorwaarden wordt ook beschreven dat, als binnen dertig dagen na ontvangst niet is gereageerd, gegevens in de administratie leidend worden.^[2]

4) Let op procedurestappen rondom wijzigingen of bijbehorende documenten

Bij sommige aanbieders is het nodig dat u (bijvoorbeeld na een wijziging of rond administratie) bewijsstukken aanlevert. In voorwaarden wordt bijvoorbeeld beschreven dat nabestaanden na overlijden een overlijden dienen te melden en dat vervolgens (mede) bewijs van overlijden en documenten worden opgevraagd.^[3]

Hoewel dit niet het startpunt is bij het vinden van een onbekende polis, laat het wel zien dat organisaties in hun proces werken met aantoonbare gegevens en documenten. Daarom is het verstandig om uw “minimale set” zo volledig mogelijk te maken voordat u contact opneemt.

Controlepunten

Gebruik onderstaande controlepunten als checklist tijdens het traject “onbekende polis”:

• Ik heb bankafschriften gecheckt op vaste premiebetalingen en omschrijvingen. (bankafschrift)
• Ik heb geprobeerd om het polisnummer of een referentie te herleiden uit documenten of correspondentie. (polisnummer zoeken)
• Ik heb mijn vragen vooraf geformuleerd en klaarstaan om om bevestiging van polisgegevens te vragen. (aanbieder benaderen)
• Ik heb rekening gehouden met variaties per aanbieder bij het zoeken naar polisgerelateerde informatie. Zie ook wat kan per aanbieder verschillen bij polisnummer zoeken.
• Als ik (indirect) informatie opvraag, vraag ik om expliciete bevestiging van de gevonden polisgegevens (en niet alleen om een indruk). Zie ook hoe vraag je bevestiging over aanbieder benaderen.
• Ik controleer of er organisatorische wijzigingen kunnen spelen (zoals fusie of overname) of dat productbenamingen veranderen (oude productnamen).

Bronnen

1. TWENTHE, Algemene voorwaarden uitvaartverzekering 2018, p. 1
2. Polisvoorwaarden uitvaartverzekering, p. 12
3. TWENTHE, Algemene voorwaarden uitvaartverzekering 2018, p. 3