Welke gegevens moet je controleren bij Klachtbrief?

Snel antwoord

Controleer bij een Klachtbrief of alle kerngegevens eenduidig, juist en gedocumenteerd zijn. Daarmee maak je het voor de aanbieder mogelijk om je klacht gericht te beoordelen.

Belangrijkste nuance

Een klacht gaat over de behandeling of het standpunt van de aanbieder, niet over nieuwe feiten die je later bedenkt. Zorg daarom dat je beschrijving en bijlagen aansluiten op wat je eerder hebt meegedeeld.

Wat controleren

Gegevens van de klager en/of verzekerde: namen en (post/digitale) contactgegevens.
Gegevens van de polis/dossier: contract/polisnummer en relevante dossierinformatie.
Korte maar volledige klachtomschrijving: wat is er gebeurd en waarom is dat volgens jou onjuist/onredelijk.
Datums en volgorde van gebeurtenissen: zet de relevante momenten op een rij.
Standpunt of reactie van de aanbieder: neem over wat de aanbieder eerder aangaf en verwijs naar correspondentie.
Jouw kernverzoek als vervolgstap: formuleer wat je wilt dat de aanbieder aanpast of onderzoekt.
Mededelingsplicht/juistheid van verstrekte informatie (waar relevant): als de klacht samenhangt met informatie die bij aanvraag of wijziging is gedeeld, check dan of die informatie klopt en volledig was. DELA beschrijft dat belangrijke informatie moet zijn doorgegeven en dat de verzekering daarop gebaseerd wordt.^[1]

Documenten of bewijs

Kopieën van brieven en e-mails (inclusief eerdere klachtmail/brief).
Overeenkomsten/kenmerken: polisblad(en), bevestigingen en eventuele wijzigingen.
Stukken die je klacht onderbouwen (bijv. gespreksnotities, betaalbewijzen, afschriften).

Aandachtspunten

Vermeld alles zodat de aanbieder je klacht direct kan plaatsen binnen het juiste dossier (polis/dossiergegevens en data). - Als je eerder al een klachtprocedure bij een instantie hebt gestart, kan dat invloed hebben op vervolgmogelijkheden.

Gerelateerde uitleg

Voor aanvullende context over dit onderdeel staat ook de uitleg over welke gegevens moet je controleren bij definitief standpunt.

Bronnen

Algemeene voorwaarden dela, p. 2